ZiPconomy interview: Doede over het verbeteren van het hele inhuurproces

Tijdens de Webinar Week in februari gaf Chris Neddermeijer van Nétive een fraai voorbeeld van digitalisering van het inhuurproces. Stel: een procesoperator meldt zich om 23.00 uur ziek. De medewerkers van de inhuurdesk werken op dat moment ook niet. Dan zijn er heel veel paniektelefoontjes nodig om snel iemand te vinden. Maar het kan ook anders. Dankzij optimale digitalisering binnen en tussen de schakels in het inhuurproces.
De hiring manager hoeft door het gebruik van Nétive VMS Connect nog maar één Appje te sturen, dat via het Nétive VMS rechtstreeks binnenkomt in de ATS’en van flexleveranciers met wie een verplichte levering bij uitval is afgesproken.

Een intelligent ATS kan zelfs een kandidaat (met bereikbaarheidsdienst) elektronisch voorstellen aan de hiring manager, die digitaal akkoord kan geven. De kandidaat krijgt automatisch een bericht waar en wanneer hij aan de slag moet. De opdracht wordt automatisch bevestigd aan het uitzendbureau. De flexkracht klokt in en uit en de koppeling met de CAO-ontrafelaar (zie hieronder) zorgt ervoor dat de verloning correct verloopt en de factuur van het uitzendbureau matcht met de inkooporder (PO) uit het ERP-systeem. Dit hele proces verloopt volledig geautomatiseerd. Er komt geen hand meer aan te pas!

Logische overname FlexForceMonkey

Vanuit de integrale (keten)visie bouwt Nétive VMS steeds slimmere tools voor het automatiseren van gegevensoverdracht tussen systemen. Vanuit die optiek is het dan ook logisch dat FlexForceMonkey afgelopen najaar is opgegaan in Nétive. FlexForceMonkey is een integratieplatform om handmatige processen te vervangen door slimme koppelingen om de inhuurprocessen te automatiseren en dus soepeler te laten verlopen.

Nétive VMS Connect

En Nétive kwam in 2022 al met VMS Connect, een tool voor het (automatisch) uitwisselen van gegevens tussen Nétive VMS en (matchings- en ATS-)systemen van uitzend- en detacheringsbureaus.

Connect is bij uitstek een tool die een brug slaat tussen het (Nétive) VMS waar de opdrachtgever mee werkt en de systemen waar uitzenders/intermediairs mee werken. Daarmee kunnen organisaties niet alleen hun eigen, interne inhuurprocessen optimaliseren, maar deze ook laten aansluiten op de systemen van leveranciers van personeel. “Op die manier benader je de inhuur meer als strategisch vraagstuk en ga je echt de samenwerking aan”, stelt Van Haperen.

En door digitalisering van de data-uitwisseling tussen de verschillende partijen haal je de ‘transactionele ruis’ uit het inhuurproces. Dat levert veel tijds- en dus kostenbesparing op, want dankzij Connect kan een flexbureau een aanvraag uit het Nétive VMS direct in het eigen frontoffice-systeem (ATS) automatisch laten verwerken en de eigen matching-algoritmes daarop loslaten. De medewerker van het flexbureau hoeft dus niet langer alle aanvragen van opdrachtgevers op te halen uit verschillende portals. En het flexbureau kan vervolgens kandidaten vanuit het eigen ATS (via Connect) direct aanbieden bij de opdrachtgever.

Connect synchroniseert alle relevante informatie over de opdracht tussen het VMS en het systeem van het flexbureau; zo worden bijvoorbeeld de gewerkte, goedgekeurde uren automatisch verwerkt. Dus geen gedoe meer, zoals het overtypen van data, en geen frustratie meer omdat de verloning niet goed geregeld is en de uitzendkracht na drie weken nog niet kan worden betaald.

Steeds meer bouwstenen

De CAO-ontrafelaar is een van de nieuwe stappen die Nétive VMS zet op weg naar verdere optimalisatie van het gehele inhuurproces. Het eigen VMS is en blijft de kern van het automatiseringssysteem, de basis waarop Nétive steeds meer connectiviteitsblokjes bouwt. Van Haperen vergelijkt het met een bouwdoos. “In de praktijk is het altijd maatwerk. Je hebt te maken met verschillende processen en systemen. Verbeteringen door digitalisering moeten tegelijkertijd schaalbaar en snel aan te sluiten zijn. Dat is de uitdaging. Wij doen dat door elke nieuwe connectiviteit als bouwsteentje aan te bieden.”

Het hiervoor besproken Connect voor leveranciers (om alle aanvragen automatisch in te laten lopen vanuit een VMS naar een ATS) is al een kant en klare ‘bouwsteen’ die klanten op het eigen systeem kunnen plaatsen. Vooral klanten met (een MSP die werkt met) Nétive VMS kunnen hiermee het VMS koppelen aan de systemen van het flexbureau.

Dit biedt grotere organisaties met omvangrijke inhuurcontracten en hun flexleveranciers uitkomst. Het automatisch correct kunnen verwerken van de uren scheelt heel veel werk in de backoffice.

Maar er zijn ook klanten, bijvoorbeeld in de zorg en industrie, die vooral behoefte hebben aan een oplossing voor planningsproblemen. Daarom ontwikkelt Nétive nu ook een Connect-planner tool, waarmee een volledige koppeling met de planning te realiseren is.

Van Haperen over de uitbreiding van de Nétive VMS Connect-oplossingen: “Hoe meer bouwstenen, hoe meer processen en unieke business cases wij kunnen ondersteunen.”

Van Haperen vergelijkt de bijdrage van Nétive aan het optimaliseren van het gehele inhuurproces met een energienetwerk: “Men ziet data als de nieuwe olie. Maar zonder pijpleidingen heb je er niets aan. Het is pas bruikbaar als je die data goed door het hele proces kan laten stromen. Zie Nétive VMS maar als de partij die de (digitale) pijpleidingen op elkaar aansluit.”