Een VMS (oftewel Vendor Management Systeem) is het systeem wat gebruikt wordt voor verschillende doeleinden. Een VMS systeem brengt vele voordelen met zich mee en zorgt voor meer vrije handen en overzicht binnen een organisatie. Voor grote organisaties met veel aanvragen voor inhuurkrachten, is een VMS systeem heel relevant. Het biedt een helpende hand en de lastigste elementen binnen een inhuurproces worden geregeld met het systeem.
Alle voordelen van een VMS op een rijtje
Een Vendor Management Systeem biedt verschillende voordelen voor een organisatie, om het inhuurproces te automatiseren en om het gemakkelijker te maken.
- Kostenbesparing: de efficiëntie van een VMS zorgt ervoor dat er kosten worden bespaard op de werkzaamheden. Door middel van het systeem, valt alles onder één dak en kan er (ge)makkelijker worden aangestuurd vanuit een centraal punt.
- Verbeterde prestaties: door middel van een VMS binnen het inhuurproces, zal er worden gezorgd dat de prestaties zullen worden verbeterd. Processen van het inhuurproces zullen sneller worden uitgevoerd, waardoor er meer werk kan worden verzet. Het helpt bij het identificeren van kwalitatieve leveranciers.
- Centralisatie van informatie: een VMS systeem maakt het mogelijk voor een organisatie om alle informatie te centraliseren op één centrale locatie, met betrekking tot contracten, beoordelingen, facturering en de communicatie met kandidaten. Dit is niet alleen overzichtelijker, maar ook nog eens veel veiliger omdat er geen persoonsgegevens meer rondzwerven of doorgestuurd hoeven te worden.
- Risicobeheer: een VMS kan eventuele risico’s identificeren en beheren. Hierdoor zijn organisaties beter voorbereid op storingen in het inhuurproces. Daarnaast ondersteunt het systeem bij het naleven van regelgevingen bij leveranciersrelaties.
- Verbeterde samenwerking: een VMS systeem kan ervoor zorgen dat de communicatie en samenwerking met leveranciers zal verbeteren, waardoor er communicatiekanalen worden gecentraliseerd.
De onmisbare voordelen van een VMS voor recruitment
Een VMS is voor een recruitment organisatie erg belangrijk. Deze software kan zorgen voor meer overzicht binnen het inhuurproces. De volgende voordelen zijn erg belangrijk:
- Op een efficiëntere wijze de wervingsprocessen: het VMS zorgt ervoor dat het proces van inhuren beter zal worden gestroomlijnd, voor het leveren van kandidaten. Daarnaast is het een centraal platform waar recruiters en leveranciers kunnen samenwerken, waardoor het proces efficiënter zal verlopen.
- Centraal beheer: door middel van een VMS kunnen organisaties één centrale plek gebruiken voor al hun leveranciers. Hierbij kun je denken aan contracten, tarieven en andere relevante informatie. Alles staat lekker overzichtelijk in het VMS bij elkaar.
- Overzicht van kosten: met een VMS kunnen organisaties een beter inzicht krijgen in de uitgaven. Hierdoor stelt dat een organisatie in staat om kosten beter en overzichtelijker te beheren.
- Kwaliteit: een VMS systeem biedt meerdere handvaten voor het monitoren van de kwaliteit van leveranciers. Hierbij gaat het om de kwaliteit van de geleverde kandidaten en de klanttevredenheid.
- Risico’s: voldoe direct aan de regelgeving en andere beleidslijnen met behulp van een VMS.
Wat is de werking van een Vendor Management System?
Een Vendor Management Systeem, oftewel een VMS is een software dat speciaal is ontworpen om het proeces van het beheren van externa leveranciers te stroomlijnen. Wat is een VMS en hoe ziet de werking van de VMS software er precies uit?
- Registratie: in het VMS systeem kunnen leveranciers worden geregistreerd en kan algemene informatie worden doorgevoerd als bedrijfsgegevens, tarieven en andere gegevens.
- Vacatureplanning: recruiters kunnen vacatures plaatsen in het systeem.
- Matching en toewijzing: het VMS zorgt ervoor dat vacatures met elkaar worden gematcht. Hierbij kijkt het systeem naar opgegeven criteria en zorgt ervoor dat de juiste vacatures vervolgens bij de leveranciers worden voorgelegd voor verdere actie.
- Kandidatenindeling: recruiters kunnen in het VMS systeem geschikte kandidaten toevoegen.
- Beoordeling en selectie: leveranciers kunnen door middel van het VMS de kandidaten gemakkelijk evalueren. Hier kunnen ze ook kandidaten afwijzen of accepteren.
- Communicatie en samenwerking: door het VMS systeem kan men snel met elkaar communiceren. Kan er feedback snel worden besproken.
- Contractbeheer en facturatie: het VMS beheert de contracten tussen de organisaties en de leveranciers.
- Rapportage en analyse: het Vendor Management Systeem maakt rapporten met geanalyseerde gegevens.
Wat zijn de kenmerken van een Vendor Management Systeem?
Een Vendor Management Systeem kent vele voordelen. De belangrijkste is de centralisatie van informatie. Een VMS systeem maakt het mogelijk om snel en gemakkelijk informatie vast te leggen, waardoor meerdere partijen de nodige informatie binnen handbereik hebben. Daarnaast kunnen de verschillende processen binnen het inhuurproces efficiënter worden ingericht. Dit kan resulteren in het sneller oppakken van werkzaamheden en hierdoor kunnen kansen sneller worden opgepakt en verwerkt.
Een effectief VMS systeem kan helpen met de kostenbesparing en mogelijkheden binnen een bedrijf. Ook kan een VMS helpen bij het opsporen van risico’s binnen het inhuurproces. Dit samen zorgt er uiteindelijk voor dat het gehele proces perfect wordt gestroomlijnd. Al met al zorgt een VMS systeem voor een goede samenwerking tussen verschillende partijen en maakt het de werkzaamheden binnen een inhuurproces makkelijker.
Hoe ziet het proces van de implementatie van een VMS eruit?
De implementatie van een VMS is een strategische beslissing. Verken de stappen, verwachtingen en investeringen betrokken bij het integreren van Nétive VMS binnen uw bedrijf.
Het implementatie proces van een Vendor Management Systeem kan erg verschillen. Dit hangt samen met de persoonlijke behoefte van een organisatie. De volgende stappen komen over het algemeen altijd terug bij een implementatie:
- Behoefte analyse: het begrijpen en identificeren van de behoefte van de organisatie. Hierbij zal er worden gekeken naar de huidige situatie, de knelpunten en het gewenste resultaat van het VMS.
- Selectie van een VMS: aan de hand de eerste analyse het VMS worden geselecteerd en worden ingericht.
- Planning en voorbereiding: bij de voorbereiding van de implementatie, worden verschillende zaken vastgesteld. Hierbij kun je denken aan het toewijzen van alle verantwoordelijkheden, het verzamelen van alle gegevens en de voorbereiding voor het personeel.
- Configuratie en aanpassing: de VMS wordt volledig ingesteld naar de specifieke behoefte van de organisatie. Hierbij kunnen workflows worden aangepast en nieuwe systemen worden ingesteld, zodat het VMS goed het werk kan gaan doen.
- Data migratie: de gegevens en gerelateerde informatie worden gemigreerd naar het nieuwe Vendor Management Systeem.
- Testen: het is essentieel om het systeem goed te testen voor het in gebruik nemen van het systeem.
- Implementatie en lancering: het VMS zal officieel worden geïmplementeerd en gelanceerd in de organisatie.
- Ondersteuning en onderhoud: na het implementeren van het VMS biedt Nétive VMS volledige ondersteuning en onderhoud van het Vendor Management Systeem. Eventuele problemen worden opgelost en de updates van het systeem zullen ook worden uitgevoerd.
Welke elementen zijn essentieel bij een VMS?
Bij het gebruik van een Vendor Management Systeem zijn een aantal elementen van groot belang, om het systeem volledig te kunnen laten draaien.
- Gebruikersbeheer: het systeem moet een mogelijkheid bieden om gebruikers te beheren.
- Gebeurtenisbeheer: het systeem moet in staat zijn om meerdere gebeurtenissen te detecteren en vast te leggen.
- Opslagbeheer: het systeem moet efficient kunnen omgaan met de opslag van verschillende bestanden, zoals contract en CV’s.
- Gebruiksvriendelijke interface: het systeem moet voor iedereen gemakkelijk te bedienen zijn, waardoor het voor het personeel fijn is om het systeem te gebruiken.
- Integratiemogelijkheden: het is ook belangrijk dat het VMS goed kan samenwerken met andere systemen en apparaten.
- Beveiliging: de beveiliging van het systeem moet van hoge kwaliteit zijn, waardoor persoonsgegevens ten alle tijden worden beschermd.
Nétive VMS biedt twee VMS-oplossingen, welke zijn ingericht om organisaties ontzorgen op het gebied van het inhuurproces. Nétive VMS Suite biedt verschillende modules van het Vendor Management Systeem, de regie over het inhuurproces volledig zelf onder controle te krijgen. Nétive VMS Connect biedt de mogelijkheid om vanuit eigen systeem en/of applicaties te blijven werken met een helpende hand van Nétive VMS. Hier kun je meer lezen over de VMS-oplossingen van Nétive VMS.
